大会詳細マニュアル

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開催準備

テニスコート予約

大会申請（候補日の決定、申請書の作成・提出、抽選結果確認）によるコート確保

※対象テニスコート：寝屋川公園、蜻蛉池公園、深北緑地、丹波の森公苑など

①申請期間の確認（サブ） ②申請書の作成（サブ）、ダブルチェック（メイン） ③申請書の送付（メイン） ※現地申請が必要な場合はオンサイトメンバーに依頼 ④抽選結果確認（メイン） ⑤アサインシートへの面数・時間の記入・調整さんに記入（サブ） ⑥アサインシートのダブルチェック（メイン） ◇アサインページ「種目決定」の項目に関して 空白：毎週月曜日、角・関谷（＋石橋）が種目を検討（※一斉に検討するため、個別で指示を仰ぐ必要なし） 種目指示済：種目指示を行った後、角・関谷（＋石橋）が「種目指示済み」に変更 ページ作成済：テニスナビページ及び、ベアや福岡用サイト等にup終わったらメインがページ作成済のステータスに変更

※午前と午後で確保面数が異なる場合 1、アサインシートに面数を記入 2、追加コート欄にて調整 3、面数、コート番号のセルに「メモを挿入」で詳細を記入 例） 午前　10時〜14時　4面(no.11-14) 午後　14時〜18時　6面(no.9-14） 面数：4面　追加コート：8 面数のセルにメモ「10時〜14時　4面　14時〜18時　6面」 追加コートのセルにメモ「10時〜14時　no.11-14　14時〜18時　no.9-14」

大会申請以外の方法によるコート確保

※対象テニスコート：明日香村庭球場、希望ヶ丘文化公園庭球場、南港中央公園、服部緑地など

①予約期間の確認（サブ） ②コート予約（電話の場合メイン、ネットの場合サブ） ※予約電話の時などでよいので、次年度のコート料金に変更があるか確認しておく（確認の目安は年末～年明けあたり） ③アサインシートへの面数・時間の記入・調整さんに記入（サブ） ④アサインシートのダブルチェック（メイン）

コート確保の旨の報告

コートの確保が完了したら、アサイン担当者にメンションで報告する

オンサイトメンバーのアサイン

主催者のアサイン

①オンサイト（メイン・サブ）のアサインを行う 毎月1日、15日のオンサイトメンバー各々が調整さんに予定を入力する ②オンサイトアサイン入力 a.「大会アサインシート」のB列C列には、開催予定の大会が一覧で掲載されている。 b. 調整さんの入力を基にQ～AJ列のメンバー・役割（メインorサブorメイン＆荷物orサブ＆荷物）・アサイン時間（開始・終了）までを記入し、アサインを完成させる c. アサイン開始時間：メインはイベント開催の1時間前、サブはイベント開催の30分前とする （例）大会開始時間が11時の場合、アサイン開始時間はメイン10、サブ10.5と入力

※アサインについての必須事項※ ・「ランクの合計≧コート面数」となるようにアサインを行う。 例：6面ならランク4＋ランク2、8面ならランク4×2のようにアサインする。 （大会運営メンバーを十分に確保し、参加者の満足度を高く保ち、運営メンバーの体力・精神的な負荷も軽減してあげたいのが趣旨） ・居住地、交通手段を加味したアサインを行う。 →主催者マスタに居住地、車・免許の有無などの情報をそろえた上で、アサインの際には、移動コストが最小限になるようにアサインを行う。 ・1日大会の場合、午後は予定時間に終わらない等の問題が出てくる可能性があるため、経験が長い人を入れるようにし、午前サブなどに経験少なめの人を入れる。 →コミュニケーションスキルが高く、上手く時間配分して進められる人が望ましい。 ・本部が空いたりしないよう組み合わせも多少考慮してアサインする。 →運営の仕方が似たタイプはできるだけ避ける。 ・経験浅めの人は場所の特徴等を経験してもらいたいため、偏らず色々な箇所にアサインする。 ・可能な限り連日のアサインは避ける(都合上、連日となる場合もある) ・安全管理や救急対応のため、特に夏場の1人運営は避ける ※6面以上の時は2名運営以上を原則として、5面以下の場合でも、参加者からサポートを募って一人運営にするのはできるだけ避ける

リモートチームメンバーのアサイン

大会担当者のアサイン

①コート確保の連絡が来たら、役割分担表に基づき、大会メイン担当者を決める ②アサインした旨を各担当者に連絡 ※サブ担当者は配置しない。 ※基本的に、大会メイン担当者が大会準備〜集客アクション〜大会後作業を行う ※8面終日や6面終日等、ヘルプが必要な際は、事前にヘルプできる人を探しておく（@#なんでもサポート） ※大会ページ作成やドロー表等作成後のダブルチェックはSlackの#なんでもサポートチャネルにて依頼する

なんでもサポートチャンネルの運用

①大会ページ作成後やドロー表作成後のダブルチェックが必要な場合は、メンション無しで投稿する ②見つけた人は、未対応のものから対応してあげる ③対応が被らないように、また、対応が完了したら済マーク ④完了したら本人に報告

開催種目決定

大会スレッドの立ち上げ

①「大会アサイン」で担当大会を確認 ②メインが＃大会準備にてスレッドを立ち上げる（テンプレート使用） ③大会の集客状況は大会直前に最新状況にする（優勝・準優勝賞品も更新） ③コートのキャンセル期限や、コート番号の確認方法など　大会開催コートにある大会当日の留意点から確認し、メモとして記載しておく。 ④チェックリスト一番下に★雨天時の対応を記載しておく ※チェックボックス作成時に他の人が編集できるよう作成する ⑤オンサイトのアサイン調整が未了の場合は調整さんに入力しておく

開催種目の決定

①毎週月曜日の集客アクションにて、角・平山（＋石橋）が新規種目検討シートを確認し、種目決定が必要な日程（4ヵ月以内開催で種目が未決定）を把握 ②種目検討用シートに記載された大会のページ作成をテニスナビ／テニスベアでおこなう ※テニスナビでの大会作業の際はテニスナビサポートアカウントでログインする

集客

担当大会の現状確認と集客対応

集客状況チェック

毎週月曜日に担当者が大会集客アクションを決定、#大会集客　にて集客レポートレビュー完了のお知らせがきたら、各大会担当が作業を行う。（2023/11/3)

【各ステータス説明】
●新規追加
新規に追加されたことを通知するだけなので、特にアクションは不要
担当がアサインされたことだけ確認
●集客不足ステータス
・「参加者ゼロ（3週間後）」「参加者1以下（6週間後）」
集客開始から一定期間（3または6週間）経過した時点での集客が不足している大会に表示される
イベントのチョイスが誤っていることを示すフラグなので、別の種目への変更を検討
・「参加者1以下（1ヵ月前）」「参加者ゼロ（2ヵ月前）」
開催日から逆算して、1または2ヵ月前時点で集客が不足している大会に表示される
開催日まで日がないことから、イベント変更のデッドラインとして、別の種目に変更などの検討
・「変更・中止」
上記に限らず、開催が危ぶまれる程度に集客が不足している大会に表示される
種目の変更又は中止の検討
●種目追加・増員
「満員＝参加したい人が参加できない状況」なので、同種の大会を同日や近い日付で開催してあげる必要あり
●テニスコート番号
・ コート番号が確定している場合：実際のコート番号を入力（例：1-4, 6-9）
・ コート番号が不明の場合：「未定」と入力・判明次第、実際のコート番号を大会管理シートのコート番号（F列）と
大会ページの両方に入力する（コート番号を電話確認した人が行う）
その後、大会サポート担当者もコート番号が入力されているか確認する。

集客アクション

【変更等】 ・大会種目変更 ・参加費割引 ・マイル付与率変更（2～4倍に設定可能） ・種目追加（同様の大会ニーズが強くあると見込んで、集客状況の悪い大会との変更を行う） ・コート面数削減

【イベント企画】
・外部コーチにレッスン依頼
・プロレッスンイベント
・他の主催者に練習会開催依頼

【外部媒体への掲載】
・テニスベア
・テニスマッチ（平日大会と蜻蛉池公園での大会の際は必ず投稿する）
・関西テニスネット
・ジモティ

【広告宣伝】
・HubspotでDM送付
・SNS投稿（蜻蛉池公園での大会の際は必ず投稿する）
・Facebook、インスタ広告出稿

【過去の出場者への訴求活動：ターゲットを絞って宣伝】
・開催場所参加状況にて会場ごとで絞ると今までに参加したことある人を抽出が可能。（※2行目の会場の項目を１以上でフィルタをかけると抽出される）
対象の方へメッセージを送る（ナビ）
・今までの大会ページを遡って、メッセージを送る（ベア）

開催可否検討・中止

開催可否の検討

・4名以上の場合→開催予定として追加で集客（SNS投稿、広告出稿など） ・3名の場合→4名の大会に変更して開催 ・2名以下の場合→中止にして、他の大会を案内 ・3ドロー開催の予定が2ドローになってしまった場合→当日のみ2ドローで開催、前日含め2ドローになった場合は中止にして可能性であれば他の大会を案内

開催中止

テニスナビ ①ページ上部の「中止する」ボタンをクリック ⓶（参加者がいる場合）ボタンを押した際に出てくる「参加者へのメッセージを設定」欄に中止となった旨のメッセージ内容（メッセージテンプレート参照）を入力 ③「はい」を押すと中止処理が完了する 送信するメッセージはテンプレ（中止のお知らせ）参照 ④コートキャンセルが必要な場合は、キャンセル期限までに最終判断を行う 【マイルボーナス】 24時間以内の別大会への参加申し込みはマイルボーナス4倍 ※イベント申し込み時、早期申込ボーナスが4倍以上に設定されていた場合そちらが優先されます。

テニスベア
①開催一覧＞中止する大会を選択＞管理メニュー＞イベントの中止＞中止処理

共通【全大会中止の場合】
①大会アサインシートの種目決定欄を「中止」にする
②大会アサインシートのオンサイトのアサイン時間を削除する
※「追加コート」の欄にて、キャンセルした分をマイナス記載する必要なし
③tennisnavi.info@gmail.comのGoogleカレンダーより予定を削除する
④オンサイトと待機のメンバーにスレッドで中止になったことを連絡する

テニスコート追加予約・キャンセル

コート追加

①集客率90%～であれば追加コート検討する ②エリアマネーシャーにコートの追加予約が必要かを相談し、必要であれば各コート担当にコート予約を依頼する ③損失を出さないために最小限のコートを予約するが、集客率100%を超えないように十分なコートを予約する

◇コート面数の考え方 ・8ドロー個人戦：1種目2面4時間（コート使用数8） ・8ドロー団体戦：1種目4面4時間（コート使用数16） ※ドロー数に比例してコート使用数は変動

コートキャンセル

①集客が十分でないことが見込まれる状況（目安集客率80%以下）はコートキャンセルを検討する ②コートのキャンセル期限を確認し、キャンセルが必要な場合は各コート担当にコートキャンセルを依頼 ※可能であれば大会担当がダブルチェック

開催時間が変更になった場合

①開始・終了時刻とオンサイトのアサイン時間を修正する。 ※アサイン時間の修正 メイン・サブの報酬計算に利用されているため、稼働時間に修正する（未稼働の場合は空白にする） ②カレンダーの「済」を削除する ※削除することで、Tennisnavi InfoのGoogleアカウントのカレンダーに変更した時間で予定が自動入力される ③Google calendarにて変更前の大会予定を削除する ◇終日から半日に変更となる場合 ①終日のカレンダーを削除する ②開催する午前の「済」を消す（これで夜中に午前のカレンダーが作成される） ③大会アサインシートのM列にて「中止」を選択（グレーアウトする） ④中止になった半日分は何も触らない

大会アサインページのコート変更の書き方

「追加コート（I列）」に変更した面数×時間を入力 例①：2面2時間追加 2面×2時間＝4と入力 例②：4面3時間キャンセル 4面×3時間＝-12と入力

全日程中止になった場合

開催中止の項目参照

大阪市オーパスカードで予約した場合の雨天時コートキャンセル手続き

①主催者よりテニスコートへキャンセルの電話をする ②テニスコートへ書面での還付（又は引き落とし止め）請求の書類をFAXまたはフォーム送信にて申請 フォーマットはこちらのドロップボックスに保管中。 FAXには無料のインターネットFAXを使用 例：インターネットFAXアプリ　FAX.de Fax-it!　１日１枚無料 【FAX送信先】※コートごとに異なる、ページ下部に記載あり

●注意点● ・書面の許可番号はブランクでOK ・還付金額は基本的に０円でOK ※一度引き落としがあって、その還付を受ける時は金額を入力する ・利用日の翌月5日までに提出（引き落としされてしまう為） ・なお、令和３年４月より押印の上、現地提出は不要となった為FAX申請可

事前準備

事前準備（2週間日前）

#grp-all にスレッドを立ち上げる

（二週間前目安）

①オンサイト、リモートチームで当日の情報を共有できるように　#grp-all にスレッドを立ち上げる （大会準備のスレッドで作成したものをそのまま利用する） ②賞品は具体的な内容を記載し、URLを貼り付けておく ※テニスナビカップは賞状の枚数も細かく記載（シングルスは4枚、ダブルスは8枚） ③当日主催者へ伝達事項等あれば合わせて記載。　長時間プレーヤーリスト ④オンサイトメンバーの記載は、アサインシートを確認し、メイン・サブ・荷物担当を記載する(持ち物リストも添付し、オンサイト側に確認を促す) ⑤面数変更・コート番号確定後は、必ず以下をスレッドトップに記載する ・コート番号 ・使用時間 ・利用会場 ・コート予約者 ・現地での利用料支払いが必要or不要 ・当日追加コートの予約可or不可 ・メッセージ待機者

（団体戦）チーム名の確認

（ダブルス）ペア名の確認

大会ページの参加者一覧にて、ユーザーネームの下にチーム・ペア名が表示されていない場合、個別チャットでペア・チーム登録機能を使用し登録していただくように促す。（メッセージテンプレート参照）

運営サポートの手配

当日運営サポートの検討

（必要な場合のみ）

①オンサイトメンバーが十分でない場合、大会アサインシートのオンサイトの欄が赤く表示される。 ※（赤くなる条件）コート面数×時間×集客率－１≧オンサイトランク合計 対象の方に直接ご案内メッセージを送付（全体メッセージには送らないように） 対象：開催決定の種目のテニスナビ・テニスベアエントリー40代以下の方 インセンティブ：全ての種目で半日2000円OFF（終日で4000円OFF） ※インセンティブが参加費を超過した場合は超過分は支払わない（参加費が無料になるのみ） ※遅刻した場合はインセンティブなし サポート依頼時間：開催1時間前～大会終了まで（9:00開催であれば8:00～大会終了まで） 1日大会で午前のみサポートしていただく場合は午後大会の受付時はサポートいただきたいため、開始1時間前～13:00まで等オンサイトと相談 ※試合に出ている時間帯は試合の合間、試合に出ていない場合は半分くらいの時間をサポートに充てていただく想定。 ②運営サポートが決定したら、ご案内メッセージを送付した方全員に最初にご応募いただいた方に決定したことを通知 ③大会メインのオンサイトに当日運営サポートに入っていただくことが決まったことをお知らせする ④オンサイトの欄に「運営サポート」と入力する ＜大会後＞⑤大会管理シートの「調整額（手入力）」へ入力する（参考）

オンサイト配布資料の準備

ドロー表の準備

【テニスナビ・ベアすべての媒体での参加者を確認】 ①テニスナビ・テニスベア（ゲスト①〜）からのエントリーを確認し、テニスナビ大会ページにすべての媒体からのエントリーが反映されているかを確認（大会2日前の夜～前日の午前中ぐらいには確定させる）

【ドロー表の作成】 ①6ドロー以上のトーナメントの場合、ドロー表テンプレをコピー ※5ドロー以下はリーグ戦となり、リーグ表を作成する（テニスナビカップ含む） ★4試合行う方は、①支払い済みの人、②申し込みが早い人、になるようにする ②「ここにURLを貼り付け」にテニスナビ大会ページのURLを貼り付ける →大会名やイベント情報、申込者（ダブルスと団体戦の場合は登録チームも）、ドロー表が自動入力される ③テニスベア、テニスマッチからの申込者がいる場合はP列17行目より該当する青色のセルに名前を入力する ④自動入力されたドロー表（赤色のセル）は値貼り付けにする→赤色が消える ⑤参加者の名前が長時間プレーヤーリストにあると、ドロー表のW列に特徴が表示されるようになり、ドロー表上部にも「長時間プレーヤー！」と赤字で表示される a. 主催者にドロー表を渡す際に試合時間の情報を伝える b. 「要注意アリ！」の文言は忘れずに削除 ⑥確定したドロー表をPDF化し、メイン主催者にSlackで配布する ※M列より右の部分はグループ化されているためL列上の「-」を押して非表示にしてからPDF化する。 ※ドロー表のP3の部分が「Loading….」の状態のままPDF化すると、ドロー表の薄文字のゲスト①や外部参加枠①等が表示されない為注意する 必ず表示されているか確認する ・原則 ⇒オンサイトメイン担当に手書きでドロー表を修正してもらう ・追加申し込みでリーグ表（5名）→トーナメント（6名以上）になった場合 ⇒トーナメント表に作成し直して送付 ・キャンセルでトーナメント（6名以上）→リーグ表（5名以下）になった場合 ⇒リーグ戦に作成しなおして送付 ⑧ドローやエントリーシートは大会が終わり次第適宜削除する

◇8チーム未満の場合は、初戦が不戦勝となる有利なチーム又はペアが出てくるが、この権利が与えられる順序は以下のとおり 1.参加者（支払い済み）＞参加者（承認済み） 2.申込順が早い＞申し込みが遅い 3.→「チケットで支払い済み」かつ「申し込みが早い」のケースが有利 ◇テニスナビカップは3位決定戦なし。ドロー表は自動的に黒塗りになる。

【手動でドローを入れ替える場合】
①チケット支払いの参加者がいる場合や、友人同士での参加でドローを話して欲しい時などに手動で入れ替える
②手動で入れ替える際は値貼り付け後に行う

エントリーシートの準備

オンサイトメンバーが受付で使用する、エントリーシート（申込者、予約経由（ナビ・ベア）、団体戦のチーム名、参加費が確認できる資料）を作成する ①「大会のシート名をそのまま貼り付け」の青色セルに作成したドロー表のシート名を入力 →申込者/経路/チーム名/現金が自動入力される ※チケット欄とPaypay欄の入力は不要でオンサイトメンバーが入力する ※関西大会以外の大会はPaypay欄不要のため、非表示にしておく（Paypay決済は現状関西大会のみ導入） ※テニスベアで過去に返金対象の方は参加費割引となるため注意（→右例のように、元の値段の下に割引額を記載する） ※リーグ戦についてもドロー表同様にリーグ表のシート名を青色セルに入力すると黄色セル部分が自動入力される ※手動でドローを入れ替えた場合もアルファベット順がドロー表のアルファベット順と合致するようにする ②エントリーシートが確定したら、以後変更されないよう値貼り付けする ③完成したら2行目の「エントリーシートの準備方法」を非表示にする

テニスナビ大会ページの準備

＜リーグ戦の場合＞

①画面上部の「投稿タイプを変更」でリーグ戦に変更 →→→右スクリーンショット参照→→→ →リーグ戦に代わるとURLが変更になる（tournament→match） ★リーグ戦からトーナメントにするとレイアウトが左寄りになってしまうので、管理画面から中央に変更する

②試合import-入力シートに大会ページのURLを入力して、H列からN列をコピー（太文字内）

③試合importページに値貼り付け、csvでダウンロード

④試合インポートページにダウンロードしたファイルを選択

⑤フォーマットを「コンペティティブ」、Leagueを「テニス大会のレベル」、シーズンを「テニス大会の試合種別（シングルス2024 or ダブルス2024 or 団体戦2024）」から選択しアップロード
★オープンの場合、「10:オープン」ではなく「オープン」を使用
★同じ種目・会場・レベル・試合形式（フォーマット）が2つ開催されると（中級女子ダブルス＋中級男子ダブルス　など）どちらのページにも試合が反映されてしまうので、1つの大会をコンペティティブ／もう一つをTournamentにすることで区別できるスラック参照

⑥大会ページにて総当たりの試合が表示されているか確認する

⑦5名ドローの場合、総当たりで一人4試合となってしまうので、3試合になるようスプレットシートのドロー表を照らし合わせ、不要な試合を削除する
4試合する人の選出基準：チケット支払い済みまたは申込みが早い人

チームの作成

（ダブルス、団体戦）

①ペア・チーム登録がすべて完了？ Yes→大会ページ（フロント画面）でドロー作成（シングルスと同様） No→②に進む

②チームimportシートに登録したい「チーム名」「レベル」「シーズン（団体戦2023 or ダブルス2023」を入力

③csvでダウンロード

④チームインポートツールで2のcsvをインポート

⑤大会管理ページ(Edit tournament)→ルール・試合方式ページにてチーム＆メンバー登録から行を追加して登録主（申込者）、登録チーム（②〜④にてインポート済み）、登録メンバー（いる場合）を入力する

⑥大会ページ（フロント画面）でドローを作成（シングルスと同様）

試合の作成

（シングルス、チーム登録後）

①フロントページにて、作成したドローをもとに入力する 「更新フォーム」のところでプルダウンより選択し更新する ※シングルスの場合、管理画面のモードを「選手対選手」にしてからフロント画面にてドローを作成 ※16ドローの場合は、管理画面＞チームで9-16チームを選択する （テニスナビカップ16ドローの際、現在右下の試合がフロント画面から作成できないので、管理画面から作成する） ＜注意点＞ ドローは必ずフロントページから入力する。 ※管理画面から入力すると、スコアを入力できなくなる

試合の削除（修正）

トーナメント編集画面の「Winner Bracket」に一度登録してしまうと編集はできない。 誤って登録した場合、編集が必要な場合は、その試合を削除して再度登録する。 削除対象の試合の編集画面から、右部の「ゴミ箱へ移動」を行うと削除可能。

事前メッセージの送付

事前メッセージの送付

大会前日に「一斉メッセージ送信」を送付（メッセージテンプレート参照） ※可能な限り、前日午前中など早いタイミングで連絡する ※主催者、運営サポートは宛先に含まれないため手動で追加

直前キャンセル／申し込みの対応

直前キャンセル

キャンセル規定に従ってキャンセル料の案内を行う。 ドロー表の変更は行わず、スレッドにて主催者に報告。手書きで修正をお願いする。 ※トーナメント⇨リーグの場合も特に作業は必要なし ※基本2日前の作業が完了した後にサポートサイドでのドロー表変更は不要

主催者への大会書類送付(Slack)

オンサイトへの資料の配布

①ドロー表、エントリーシートをPDF化し、オンサイトメインに#grp-allのスレッドで配布する ※OP表と運営マニュアルは、オンサイトの方も見れるシートにあるので、ダウンロードしてプリントアウトしてもらうようお伝えする ②書類配布の際に、当日の施設使用料、その支払いの要否をオンサイトにお伝えする ③荷物担当の方に運営マニュアルに記載されている持ち物があるかどうか確認する

主催者への大会書類送付(Slack)

①全ての大会直前準備が終了したら、ドロー表・エントリーシートをそれぞれPDF化し2つのPDFをオンサイトメンバーへ#grp-allのスレッドで送付する ※ドロー表はA3サイズ、大会運営マニュアルはA4サイズ(縦)に設定 ※不要な文言は「印刷設定→印刷形式→メモの表示」のチェックをはずし非表示にする ※必要なページのみ印刷されるようにする ※ドロー表のサイズはA3サイズ最大限大きくなるよう設定 ※必ず大会担当間でダブルチェックをしてからオンサイトへ送付すること ②荷物担当に運営マニュアル記載されている持ち物が準備できているか確認する ③送付の際、allのスレッドトップに記載できているか再確認すること ・コート番号 ・使用時間 ・利用会場 ・コート予約者 ・現地での利用料支払いが必要or不要 ・当日追加コートの予約可or不可

キャンセル時の対応

キャンセル料支払い方法のご案内

（テニスナビ経由）
※テニスベア、テニスマッチはこちら参照

キャンセルされる方のみへのDM（プライベートメッセージ）にて、チケット購入方法をご案内の上、チケット購入が確認できたら参加費分を引き落としさせて頂く旨をご連絡する。 ※代わりの方が参加できる場合はキャンセル料は免除できるが、当日キャンセルの場合は伝えない方が良い ※キャンセル料は大会ページのキャンセルポリシーを要確認 ※キャンセル料が割り切れない場合は繰り下げてのご案内 ※すぐに引き落としできない場合等、催促が必要な場合は、Todoistにてサブタスクを作成し対応する。（目安として、１回目のメッセージから返事なしの場合は、１週間後に催促メッセージ。その後１週間後くらいに返事が来てるか確認して、それでも来ないようならサブタスクを完了させ、終わらせる。→下記のようにキャンセルバッチにて対応するため、次にエントリーした際にキャンセル料不払いだとわかる） cf. メッセージテンプレート「当日のキャンセル時の対応」

チケット引き落とし処理

ユーザーページ 該当ユーザー様を検索 → チケット調整 → 手動でマイナス処理「○○大会のキャンセル料として」 DMにてチケット引落し完了をお知らせ。 cf. メッセージテンプレート「キャンセル時の対応③」

参加者一覧からの削除・キャンセルバッジ付与

・大会編集ページより、該当ユーザー様を参加者一覧から削除する。 ※キャンセル者が既にチケット支払い済の場合、キャンセル期限前のキャンセルや大会中止となると自動で払い戻しされるが、大会編集ページよりユーザーを削除する場合は、マニュアルで対応が必要。 ・ユーザー一覧から、該当ユーザーを検索し開く。バッジの一番右側「キャンセル未了」の獲得を✓しキャンセルバッジを付与する。 ※上記、大会編集ページからユーザーを削除する処理及び「キャンセルバッジ」付与処理はキャンセル料チケット処理前でも対応要。（主催者報酬計算に影響する為）

マイレージマイナス処理

大会開催当日以降は参加マイレージが加算されてしまう為、マニュアルでマイナス対応が必要。 ユーザー一覧＞検索＞マイル＞調整

振り込み方法確認

口座の場合：振り込まれた時に＃キャンセル料振込に通知が入る Paypayの場合：毎週金曜日に＃キャンセル料振込に報告が入る

雨天等で中止、一部キャンセルの場合

オンサイトメンバーの稼働時間の調整

①テニスナビのHPのお知らせに大会中止連絡掲載 ⇒「テニスナビ管理画面＞news」から「新規投稿を追加」、HTMLとして編集から入力（掲載文章テンプレ） ②大会ページ中止作業 ③アサインシートのオンサイト欄（メイン、サブ）を実際の稼働時間に変更する ④雨天により完全キャンセルの場合は、オンサイトメンバーの稼働は無いので空白に変更 ⑤Googleカレンダーにある大会予定をコチラにある通り変更する ＜中止大会がリーグ戦の場合＞ 公開されている試合が勝率に影響してしまうため、リーグ戦で中止となった試合は「公開」から「下書き」に戻す。

大会当日・開催後

待機担当の決め方

①待機担当の五十嵐さんがご都合のつくところに入る ②入れないところは、基本的に大会メインが入るようにする ③入れない場合、偏る場合は、都度検討する ※雨の場合も待機担当が行うが、当日までにできることは大会担当がおこなうようにして待機担当に引き継ぐ（できない場合は要相談）

開催前の待機

・当日までに担当者を決めておき、待機を行う。 ★当日の待機（晴れの場合は別の作業をしながら待機し、オンサイトから連絡が来たら対応。一部大会でPaypay決済件数確認） ★前日の段階で雨天が懸念される場合は、待機担当メンバーと大会担当で流れを確認し、当日待機する。 ★大会担当者以外が待機を行う場合、何か引き継ぎ事項があれば、事前に待機担当者に伝えておく 晴れの場合：30分前 別の作業をしながら待機し、オンサイトから連絡が来た場合は対応する。 関西大会に限り、受付終了時間になったらPaypayの決済件数を確認しオンサイトに報告する。（決済件数が一致しているかできるだけ現地で確認してもらう） ※当日関西で同時開催している場合はPaypay決済の区別しにくくなるため注意！ ※晴れの場合、誰が待っているかオンサイトに報告しなくてOK。 ※遅刻の方に連絡は行わないので、来ていない報告等は不要の旨、来なかった場合は大会後作業でキャンセル料の案内をする旨伝えておく オンサイト初・初会場開催時：30分前 <例>9:00開催の場合→8:30-9:00待機 13:00開催の場合→12:30-13:00待機 雨天時：2時間15分前 <例>9:00開催の場合→6時45分 13:00開催の場合→10時45分 ※雨天キャンセルの連絡は2時間前までに判断・周知する ＜待機時の注意＞ 待機中は必ずslackにオンラインにしておく 確認した場合はスタンプでもいいのでリアクションをする 当日キャンセルやオンサイトからのフォロー連絡があれば対応する。 ・当日キャンセルが出たら、確認した時点ですぐに大会チェックリストのチケット付与数を修正する。 ・雨天時は当日のオンサイトメンバーとサポートが連携して雨天中止の判断をおこなう しかし、ほとんど経験がなく、判断が遅かったり、保守的に判断し過ぎる可能性もあるので、リモートチームも前日から天気予報や雨雲レーダーを確認して情報を共有したり、困ったらエリアマネージャーに連絡する

天気予報怪しいけど、開催する時

例）スタート時は雨が降っていないが、途中から雨予報等

・天気予報が怪しいが、開催する場合、1時間半〜2時間半前にテニスナビHPのお知らせに掲載する。 ⇒「テニスナビ管理画面＞news」から「新規投稿を追加」、HTMLとして編集から入力（掲載文章テンプレ） ・途中から雨の場合、コート代の返金方法はあらかじめ確認しておく

大会開催後の作業

スコア入力

①フロントページのそれぞれの対戦の間に00:00という表示をクリックすると試合ページに遷移。スコアを入力して送信。 ※リーグ戦の場合は、〇〇vs〇〇をクリックすると試合ページに遷移 ※不戦勝の場合は何も入力しない ※リーグ戦で行われていない試合は削除する ※団体戦ダブルス2試合勝負で１勝１敗の場合は、得失点差（同点であればタイブレーク）で勝敗を決め、便宜上スコアは「2-1」と入力する。 ※スコアについての不明点などがあれば主催者にメッセージにて確認をする ※３ドローの場合 ２試合＋エキシビジョンのため、初戦のみ結果入力を行う

②コンソレ（Loser Brackt）、3位決定戦（Final Bracket）は、画面下の部分で名前・チーム名を選択して作成していく。
(リモートチーム）
対戦名が「Round1」「Round2」「Round3」と自動で入っているため、過去の試合を参照にしながら適宜「コンソレ1回戦（本戦1回戦敗者）」「コンソレ2回戦」「3位決定戦」「エキシビジョン１」「エキシビジョン２」等入力していく。
（コンソレRound1は使用しないため非表示にしておく）
※3試合に達するために行った（正式な）エキシビジョンは入力対象、おまけで行ったエキシビジョンは入力しない。（判断に迷うようであれば確認する）
→コンソレーションと３位決定戦（その他）の部分は右のスクショの通り

②＜補足＞
★３位決定戦の入力方法
・その他のドローのRound3の箇所で「チームを選択」から該当者を選び、更新
・更新すると上の部分に名前が表示されるので、本戦と同様に00:00をクリックし試合ページからスコアを入力する
★コンソレの入力方法
・コンソレーションのドローのRound2の部分から入力する（コンソレ１回戦がRound2、コンソレ２回戦がRound3）
・入力方法は、上記と同じ
★エキシビの入力方法
・その他のドローのRound1, Round2を使う
※エキシビが1試合の場合：Round2に入力、エキシビが2試合の場合：Round1,Round2に一度で入力する

③リーグ戦で1,2位が同じ勝利数・得失点差で、直接対決がなかった場合（タイブレークで決める）
※5ドローの場合は勝利数だと不公平が生じるので、勝率で順位を決定（勝率が同じ場合は得失点差で決定）
イベント＞新規追加で試合ページをマニュアルで作成する
1. 試合＞日付/時間：試合の日付と開始時刻に設定
2. League：該当のレベルを選択
3. シーズン：シングルス/ダブルス/団体戦から選択
4. 会場：該当の会場を選択
5. チーム＞プルダウンから該当者（シングルス）/チーム名（ダブルス/団体戦）を選択
→シングルスの場合「選手」に自動的に出てくる、出てこない場合は「すべてを表示」から探して選択
→ダブルス/団体戦の場合は、「選手」から所属する該当者を「すべてを表示」から探して選択
6. 公開→大会ページに試合ページが出てくるか確認して、スコアを入力する

④実施していない試合は「Hide Event」ボタンより非表示にする
（管理画面に入って非表示にしたい試合にカーソルを合わせるとボタンが表示される）
※管理画面はトーナメントの場合ページ上部「Edit tournament」、リーグ戦の場合「テニス大会の編集」から入る

⑤管理画面右側の「詳細＞勝者」より、優勝者を選択

⑥優勝者、準優勝者、3位、コンソレ優勝者へ、大会ページの「管理者用TNPポイント自動付与処理」の実行ボタンを押してテニスナビポイントを付与
※オープン大会の場合は、参加者の平均レベル（最低Lv.5 中上級）のTNPが付与されるように、中上級に変換の実行ボタンを先に押す（ランキングのオープンには反映されない）
※参加者数に比例して優勝・準優勝・3位・コンソレ優勝の付与ポイントが自動計算される
（算式）優勝獲得ポイント×（参加者÷定員）×（優勝者100% or 準優勝50% or コンソレ優勝・3位25%）
（例）クラフトビールオープンシングルスのコンソレ優勝：160pt×（7名÷8名）×25%＝35pt
※シングルスのリーグ戦の場合は、自動付与がエラーとなりできないため手動で付与する
（シングルスはモードが選手対選手である必要があるが、リーグ戦をインポートする時にチーム対チームになってしまうため）
＜リーグ戦の手動付与の方法＞
※優勝VS準優勝の試合ページの管理画面からポイント付与する
※試合ページの管理画面はページ上部「試合の編集」から入る
＜オープン大会のTNP付与について＞
オープン大会の場合は、参加者の認定バッジの平均レベル（最低Lv.5 中上級）に基づいたレベルのTNPが付与される。
例：参加者レベルがLv.6、Lv.7、Lv.5、Lv.7＝平均6.25⇒Lv.6 上級（小数点以下四捨五入）のTNPを付与
例：参加者レベルがLv.3、Lv.6、Lv.3、Lv.4＝平均4⇒Lv.5 中上級のTNPを付与

⑦最終チェック作業⇒システム修正により不要になったはず
A. すべての試合ページを開いて以下を確認
- チームへの選手のアサインがされているか？
- 会場がすべての試合で登録されているか？
- 獲得TNPが正常に付与されているか？
- ゲーム数の入力漏れがなく、勝敗が正常に記録されているか？
- 上記確認後すべての試合ページを「更新」する
B. TNPポイントが反映されているかどうかをランキングページ（https://tennisnavi.jp/about/ranking/）より確認
- 初回参加者が全員ランキングに反映されているか？
- TNPが付与された（優勝者、準優勝者、コンソレ優勝者）のポイントが正常に付与されているか？
※テニス大会で試合に勝利する＝10ポイントが自動で付与されるので、勝利ポイント含めたTNPポイントを確認する。
（なおTNPポイントは過去２年間の分が含まれる）
※選手管理画面より、過去、年毎と種目別にポイント確認ができる
※団体戦やダブルスで個人ランキング・チームランキングに反映されない場合は以下を対応すること。（以下試しても反映されない場合は共有すること）
・再度試合ページの更新ボタンを押す
・選手ページを更新する
・チームページに該当するレベルが入っているか確認する（入っていなければ追加する）
※団体戦等で異なるチーム名かつ異なるレベルで参加の場合は選手名鑑の編集画面より、選手ごとにチームの選択が可能。（レベルが同じで違うチームの場合は現状方法なし）

チケット付与

＜ナビ以外の申込の場合は付与なし＞ ※ナビ以外の方が優勝＋当日ナビに登録された場合は、チケットのみ付与（TNPは付与不要） ①ユーザー一覧（https://tennisnavi.jp/wp-admin/users.php）より、チケット付与対象者を検索し、画面右側の「チケット＞調整」を選択 ※コイン、参加ポイントは触らない

②「数量」に付与チケット数、「ログ履歴」にチケット付与理由（＋日付）を入力し、更新ボタンを押す
※トーナメントの時（6-8ドロー）は満額、リーグ戦の時（3-5ドロー）の時は半額
※最終参加者で計算する（キャンセル者を除く当日参加人数）
・豪華賞品系シングルス、ダブルス
準優勝（6-8ドロー）：20チケット
準優勝（3-5ドロー）：なし
※ダブルスの時は申込者に付与
・豪華賞品系団体戦
準優勝（6-8ドロー）：40チケット
準優勝（3-5ドロー）：なし
※申込者に付与
・レベルアップ大会
優勝（6-8ドロー）：20チケット
優勝（3-5ドロー）：10チケット
・テニスナビカップ
優勝（3-7ドロー）：50チケット
準優勝（3-7ドロー）：25チケット
優勝（8-11ドロー）：70チケット
準優勝（8-11ドロー）：35チケット
優勝（12-16ドロー）：100チケット
準優勝（12-16ドロー）：50チケット

③付与したチケットは半額相当の金額を賞品実績の「金額欄（E列、G列）」に入力

試合不消化による返金対応

3試合保証の大会で、消化できなかった試合がある場合は、規定に則って返金する。 ただし、％で計算するため、100円以下は繰り上げて計算する。 《テニスナビの場合》 テニスナビチケットにて返金。 例）3500円の参加費、2試合消化、30％分のチケット返金 3500×30％＝1050円 →1100円（11チケットの返金） 《テニスベアの場合》 次回参加費から返金分を割引（次回エントリーの期限は1年以内） ①対象アカウントの「このユーザーに対する秘密のメモ」に返金対象であることを記載しておく フォーマット 「日付会場：割引残額」（例　7/27南港：割引残1200円） ②返金メッセージを送付（テンプレ） ※テニスベアで前回大会からの返金分があった場合、大会後の流れ※ ①秘密のメモの消し込み ②精算関連の入力 ③相殺完了メッセージ 例）3500円の参加費、2試合消化、30％が返金対象 3500×30％＝1050円 →1100円を次回参加から割引

精算関連

①現金払いについて、以下の場合は大会管理シートの「調整額（手入力）」へ入力すること ・クーポン利用により、参加費割引となる場合 ・参加費のPaypay支払いがある場合 ・運営サポートで参加費割引がある場合 ※入力金額に不安点がある場合は精算担当(@shochi)をメンションして質問する ②現金受取額についてオンサイトから報告を受領する（エントリーシートへの手書き写真）

①は該当する場合のみ

事後メッセージ送付

メッセージテンプレート「大会開催後」を適宜変更して、参加者全員へメッセージを送付（大会開催直前メッセージを送付したメッセージチャットを使う） 大会参加へのお礼とともに、次回の大会参加を促すことが主な目的 （この際に集客したい大会などがあれば、開催一覧のURLとは別にピンポイントでURL掲載を行うのも効果的）

賞品発送

＜賞品を選んだ場合＞ 大会賞品リストに記載されているURLから賞品を注文 ※賞品を選んだかAmazonギフトカードを選んだか確認する ＜Amazonギフトカードを選んだ場合：代表者に一斉に送付＞ ●6-8ドロー シングルス：4000円分、ダブルス：2000円×2、団体戦：2000円×4 ●3-5ドロー シングルス：2000円分、ダブルス：1000円×2、団体戦：1000円×4 選んだ賞品によって入力してもらっている項目が異なるので、選んだものを適宜注文

①大会賞品：情報入力シートに情報を入力

②該当ページにてご購入手続き
※賞品を購入すると、admin@tennisnavi.jpにメールが届くため既読にしておく
賞品ページはこちら
※記載の人数からドロー数が変更になった場合は直近の大会の同じ数を参考にする（ただし、値段が変わっていたりする場合は要検討）
賞品変更の線引きは６以上が通常、５以下で変更（ただし5以下であっても、ダブルスの時は2人で、団体戦の時は4人で分けることができるような賞品を選ぶこと）
クーポンや送料などを含めた金額を入力する

③お届け先の選択にて「別のお届け先に送る」から優勝者の住所等の情報を入力する
※「お届け先リストに登録する」はチェックを外す

④入力情報の確認
※クーポンがある場合は選択
※領収書は入れない
※配達指定をされている場合は入力（選択できる範囲で）
※「メールマガジンの登録」は全部外す
※のし記載例
上段：黒毛和牛争奪！初中級ミックスダブルス団体戦大会
下段：優勝賞品
※送り主情報を変更できる場合は以下に変更
〒530-0001
住所　大阪府大阪市北区梅田２丁目５−１３桜橋第一ビル304号
お名前　株式会社テニスナビ
電話番号　«ACCT»