大会集客¶

📄 出典: 業務マニュアル（タブ「大会集客」）　🔑 認証情報・口座は伏せ字（«REDACTED»/«ACCT»）。実体は社内パスワード管理を参照。

大会集客¶

集客アクション決定¶

集客状況チェック¶

①毎週月曜日に担当者が大会集客アクションを決定 ②#大会集客にて集客レポートレビュー完了のお知らせがきたら、大会メイン担当が作業を行う ※集客レポートページに関して※ ・担当者がR列に集客アクションを記入（全日程に関わることは最上部、各種目は各行に記入。その際は記入した者と日付を書く）・S列（種目追加）：アクション内容に種目追加がある場合は「要対応」にする→アクションをした者が「対応済」に変更・T列（SNS）：アクション内容にSNS投稿がある場合は「要対応」にする→SNS担当者が「対応済」に変更」・U列（大会メイン）：上記以外、大会メインが行うものがある場合は「要対応」にする→アクションをした者が「対応済」に変更 ※集客率チェックページに関して※ 集客アクションを決定する際は、下記に該当するものを重点的に検討を行う ●半月以内で60%未満 ●1ヵ月以内で50%未満 ●1ヵ月半以内で40%未満 ●2ヶ月以内で30%未満 ●100%以上

※集客アクションは集客マニュアルに沿って行う

集客アクション対応¶

集客アクション例¶

【変更等】・大会種目変更/大会種目の追加（デッドラインは1ヶ月前）・参加費割引（村井さんに要確認）・マイル付与率変更（2～4倍に設定可能）・コート面数削減・種目集約（類似レベル・種目同士で集約する）

【集客アクションアラート説明】 ●新規追加新規に追加されたことを通知するだけなので、特にアクションは不要担当がアサインされたことだけ確認 ●集客不足ステータス・「参加者ゼロ（3週間後）」「参加者1以下（6週間後）」集客開始から一定期間（3または6週間）経過した時点での集客が不足している大会に表示されるイベントのチョイスが誤っていることを示すフラグなので、別の種目への変更を検討・「参加者1以下（1ヵ月前）」「参加者ゼロ（2ヵ月前）」開催日から逆算して、1または2ヵ月前時点で集客が不足している大会に表示される開催日まで日がないことから、イベント変更のデッドラインとして、別の種目に変更などの検討・「変更・中止」上記に限らず、開催が危ぶまれる程度に集客が不足している大会に表示される種目の変更又は中止の検討 ●種目追加・増員「満員＝参加したい人が参加できない状況」なので、同種の大会を同日や近い日付で開催してあげる必要あり ●テニスコート番号・コート番号が確定している場合：実際のコート番号を入力（例：1-4, 6-9）・コート番号が不明の場合：「未定」と入力・判明次第、実際のコート番号を大会管理シートのコート番号（F列）と大会ページの両方に入力する（コート番号を電話確認した人が行う）その後、大会サポート担当者もコート番号が入力されているか確認する。

【広告宣伝】
・HubspotでDM送付（毎月）
・SNS投稿（Facebook/インスタ）＋広告
・LINE広告
・Google広告
※SNS投稿管理に関して※　＜SNS担当者が行うので特に各担当者が行うことはなし＞
①集客アクション決定の際に「SNS投稿」と記載＋T列のSNSが「要対応」
②それを元に、SNS担当者が、SNS投稿管理に依頼分を洗い出す
③SNS担当が投稿準備ができたら、表上部のスケジュール部分に書く
④SNSが投稿される
※ハブスポットに関して※＜ハブスポット担当者が毎月作成する＞
・1アカウントにつき、月2,000通送付可能（合計8,000通）
・アカウントの地域振り分けはスラックの#mkt-hubspotのチャンネル説明に記載あり
①内容検討
②ドラフト作成（ドラフト作成の際は、前回送ったものを複製してから書く）
③レビュー（テストメールを送ったりプレビューを見て、改行がおかしくないか自己レビュー＋リンクに間違いがないか、中止になったものが入っていないか等の他者レビュー＋村井さんレビュー）
④送信設定
❶設定のタブのところの送信者（テニスナビ）、送信アドレス（marketing@）になっているか
❷件名・プレビューテキストがきちんと設定されているか（複製が残っていないか）
❸送信先の設定・エンゲージがないコンタクトのところのチェック外す
❹送信予約（日時・送信先を指定して送信予約　例：土日の場合は12時/平日の場合は18時送信等）
・日時設定し、「確認とスケジュール」から「スケジュール」を押すと送信予約設定される
・送信予約設定後は記事の編集ができなくなるため、送信予約をキャンセルしてから修正（修正後に再度スケジュール押すことを忘れずに）
・送信予約が完了されると、一覧ページの件名の●がオレンジ色になる

【過去の出場者への訴求活動：ターゲットを絞って宣伝】※ナビのみ
・開催場所参加状況にて会場ごとで絞ると今までに参加したことある人を抽出が可能。（※2行目の会場の項目を１以上でフィルタをかけると抽出される）
対象の方へ一括（BCC機能なし）でメッセージを送る（スパム認定のリスクがあるためベアには送らない）

【その他】
・オンサイトメンバーに現地で宣伝してもらう
・地域特化型のサイト等、現地オンサイトの方に情報収集

開催可否検討・中止¶

開催可否の検討¶

・3・4名以上の場合→開催予定として継続して集客・2名以下の場合→中止にして、他の大会を案内 ※直前キャンセルの場合は提案の上、先方のご意向を聞いた上で、開催可否を決める ※中止の場合は、遅くとも１週間前までには中止連絡するのが理想 ※試合の進め方参考 ※大会1週間切った時点で3ドローで開催の可能性が高い場合、3ドローになる可能性がある旨をメッセージお送りする。（土日大会の場合、余裕を持って対応できるよう、週明け月曜頃にはお送りする）

開催中止¶

【テニスナビ】 ①ページ上部の「中止する」ボタンをクリック ⓶（参加者がいる場合）ボタンを押した際に出てくる「参加者へのメッセージを設定」欄に中止となった旨のメッセージ内容（メッセージテンプレート参照）を入力 ③「はい」を押すと中止処理が完了する ④コートキャンセルが必要な場合は、キャンセル期限までに必ず手続きを行う ※南港は大会担当がオーパスキャンセル処理をおこなう（必ず開催10日前までにおこなうこと） ※他の施設はコート担当がキャンセル処理をおこなう ※マイルボーナス※ 24時間以内の別大会への参加申し込みはマイルボーナス4倍 ※イベント申し込み時、早期申込ボーナスが4倍以上に設定されていた場合そちらが優先されます。

【テニスベア】
①開催一覧＞中止する大会を選択＞管理メニュー＞イベントの中止＞中止処理

【共通】
①全大会中止にする場合は、大会アサインシートの種目決定欄を「中止」を選択（グレーアウトする）
②tennisnavi.info@gmail.comのGoogleカレンダーより予定を削除する

コート追加予約・キャンセル¶

コート追加¶

①集客率90%～であれば追加コート検討する ②毎週の集客アクション決定時に検討の上、必要であれば各コート担当にコート予約を依頼する ③損失を出さないために最小限のコートを予約するが、十分なコートを予約する ※必ずしも90％以上でコート追加が必要なわけではないので、集客率や開催種目数が、本来のコート使用面数（→）より大幅に超えるようであれば追加を検討する

◇コート面数の考え方・8ドロー個人戦：1種目2面4時間（コート使用数8）・8ドロー団体戦：1種目4面4時間（コート使用数16） ※ドロー数に比例してコート使用数は変動

コートキャンセル¶

①集客が十分でないことが見込まれる状況（目安集客率80%以下）はコートキャンセルを検討する ②コートのキャンセル期限を確認し、キャンセルが必要な場合は各コート担当にコートキャンセルを依頼 ※可能であれば大会担当がダブルチェック

大会アサインページのコート変更の書き方¶

（追加時・キャンセル時）

「追加コート（J列）」に変更した面数×時間を入力例①：2面2時間追加 2面×2時間＝4と入力例②：4面3時間キャンセル 4面×3時間＝-12と入力

開催時間が変更になった場合¶

①開始・終了時刻とオンサイトのアサイン時間を修正する。 ※アサイン時間の修正メイン・サブの報酬計算に利用されているため、稼働時間に修正する（未稼働の場合は空白にする） ②カレンダーの「済」を削除する ※削除することで、Tennisnavi InfoのGoogleアカウントのカレンダーに変更した時間で予定が自動入力される ③Google calendarにて変更前の大会予定を削除する ◇終日から半日に変更となる場合 ①Tennisnavi InfoのGoogle アカウントのカレンダーにて予定を全削除する ②開催する午前もしくは午後の「済」を消す（これで夜中に午前もしくは午後のカレンダーが新たに作成される） ③大会アサインシートのN列にて「中止」を選択（グレーアウトする）