大会直前準備¶

📄 出典: 業務マニュアル（タブ「大会直前準備」）　🔑 認証情報・口座は伏せ字（«REDACTED»/«ACCT»）。実体は社内パスワード管理を参照。

大会直前準備¶

事前準備¶

※2週間前に作業

#grp-all にスレッドを立ち上げる¶

（2週間前目安）

①#grp-all にスレッドが立ち上がっているかを確認する。 ※未作成の場合は、リモートメインの担当者にスレッド作成を依頼する→開催準備 ②賞品は具体的な内容を記載し、URLを貼り付けておく ※テニスナビカップは賞状の枚数も細かく記載（シングルスは4枚、ダブルスは8枚） ③オンサイトメンバーの記載は、アサインシートを確認し、メイン・サブ・荷物担当を記載する(持ち物リストも添付し、オンサイト側に確認を促す) ④面数変更・コート番号確定後は、必ず以下をスレッドトップに記載する・コート番号・使用時間・利用会場・コート予約者・現地での利用料支払いが必要or不要・当日追加コートの予約可or不可 ⑤オーパス使用の会場は、オーパスの変更など必要ないか確認

団体戦：チーム名の確認¶

ダブルス：ペア名の確認
（1週間前目安）

・大会ページの参加者一覧にて、ユーザーネームの下にチーム・ペア名が表示されていない場合、個別チャットでペア・チーム登録機能を使用し登録していただくように促す。（メッセージテンプレート参照）・ドロー表作成までに連絡がなかった場合は、申込者の名前でペア名も登録

運営サポートの募集¶

当日運営サポートの検討¶

（必要な場合のみ）

①オンサイトメンバーが十分でない場合、大会アサインシートのオンサイトの欄が赤く表示される。 ※（赤くなる条件）コート面数×時間×集客率－１≧オンサイトランク合計対象の方に直接ご案内メッセージを送付（全体メッセージには送らないように）対象：開催決定の種目のテニスナビ・テニスベアエントリー40代以下の方インセンティブ：全ての種目で半日2000円OFF（終日で4000円OFF） ※インセンティブが参加費を超過した場合は超過分は支払わない（参加費が無料になるのみ） ※遅刻した場合はインセンティブなしサポート依頼時間：開催1時間前～大会終了まで（9:00開催であれば8:00～大会終了まで） 1日大会で午前のみサポートしていただく場合は午後大会の受付時はサポートいただきたいため、開始1時間前～13:00まで等オンサイトと相談 ※試合に出ている時間帯は試合の合間、試合に出ていない場合は半分くらいの時間をサポートに充てていただく想定。 ②運営サポートが決定したら、ご案内メッセージを送付した方全員に最初にご応募いただいた方に決定したことを通知 ③大会メインのオンサイトに当日運営サポートに入っていただくことが決まったことをお知らせする ④オンサイトの欄に「運営サポート」と入力する＜大会後＞⑤大会管理シートの「調整額（手入力）」へ割引となった金額を入力する

オンサイトへの大会書類準備・送付¶

※開催2日前に作業

ドロー表の準備¶

【テニスナビ・ベアすべての媒体での参加者を確認】 ①テニスナビ・テニスベア（ゲスト①〜）からのエントリーを確認し、テニスナビ大会ページにすべての媒体からのエントリーが反映されているかを確認（大会2日前に確定させる）

※ドロー表、エントリーシートは「大会準備・締め作業」のテンプレをコピーして作成する

【※ダブルス、団体の場合】は、先にチーム名登録を行う

※この作業をしないとドロー表にチーム名が反映されない

【※リーグ戦の場合】先にナビページをリーグ戦に変更する

※先に変えてしまわないとURLが変わってエントリーシートが空白になる

【ドロー表の作成】 ①6ドロー以上のトーナメントの場合、ドロー表テンプレをコピー ※5ドロー以下はリーグ戦となり、リーグ表を作成する（テニスナビカップ含む） ★4試合行う方は、①支払い済みの人、②申し込みが早い人、になるようにする(テニスナビページの1番左上に来ている参加者) ②ドロー表（もしくはリーグ表）のセル[P2]「ここにURLを貼り付け」にテニスナビ大会ページのURLを貼り付ける →大会名やイベント情報、申込者（ダブルスと団体戦の場合は登録チームも）、ドロー表が自動入力される ③テニスベア、テニスマッチからの申込者がいる場合はP列17行目より該当する青色のセルに名前を入力する ④自動入力されたドロー表（赤色のセル）は値貼り付けにする→赤色が消える

◇8チーム未満の場合は、初戦が不戦勝となる有利なチーム又はペアが出てくるが、この権利が与えられる順序は以下のとおり 1.参加者（支払い済み）＞参加者（承認済み） 2.申込順が早い＞申し込みが遅い 3.→「チケットで支払い済み」かつ「申し込みが早い」のケースが有利 ◇テニスナビカップは3位決定戦なし。ドロー表は自動的に黒塗りになる。

【手動でドローを入れ替える場合】
①友人同士での参加でドローを話して欲しい時などに手動で入れ替える
②手動で入れ替える際は値貼り付け後に行う

エントリーシートの準備¶

オンサイトメンバーが受付で使用する、エントリーシート（申込者、予約経由（ナビ・ベア）、団体戦のチーム名、参加費が確認できる資料）を作成する ①「大会のシート名をそのまま貼り付け」の青色セルに作成したドロー表のシート名を入力 →申込者/経路/チーム名/現金が自動入力される ※チケット欄とPaypay欄の入力は不要でオンサイトメンバーが入力する ※関西大会以外の大会はPaypay欄不要のため、非表示にしておく（Paypay決済は現状関西大会のみ導入） ※テニスベアで過去に返金対象の方は参加費割引となるため注意 → 対象アカウントの「このユーザーに対する秘密のメモ」に返金対象であることに記載あり：チャットの履歴を見てダブルチェック ※リーグ戦についてもドロー表同様にリーグ表のシート名を青色セルに入力すると黄色セル部分が自動入力される ※手動でドローを入れ替えた場合もアルファベット順がドロー表のアルファベット順と合致するようにする ②エントリーシートが確定したら、以後変更されないよう値貼り付けする ③完成したら2行目の「エントリーシートの準備方法」を非表示にする

ナビページ・チェックリストの更新¶

①テニスナビ大会ページの準備（マニュアルはこの次の項目参照） ②大会チェックリストの更新を行う

ドロー・エントリーシートのダブルチェック¶

ntf-なんでもサポートでダブルチェックしてもらう¶

※投げる時はPDFに変換する ※ドロー表は1つのPDFファイルにまとめる

オンサイトメンバーへの大会書類送付(Slack)¶

①全ての大会直前準備が終了したら、ドロー表・エントリーシートをそれぞれA3サイズでPDF化する ※M列より右の部分はグループ化されているためL列上の「-」を押して非表示にしてからPDF化する。 ※ドロー表のP3の部分が「Loading….」の状態のままPDF化すると、ドロー表の薄文字のゲスト①や外部参加枠①等が表示されない為注意する必ず表示されているか確認する・原則 ⇒オンサイトメイン担当に手書きでドロー表を修正してもらう・追加申し込みでリーグ表（5名）→トーナメント（6名以上）になった場合 ⇒トーナメント表に作成し直して送付・キャンセルでトーナメント（6名以上）→リーグ表（5名以下）になった場合 ⇒リーグ戦に作成しなおして送付 ②荷物担当に運営マニュアルに記載されている持ち物が準備できているか確認する ③送付の際、#grp-allのスレッドトップに記載できているか再確認すること・コート番号・使用時間・利用会場・コート予約者・当日の施設使用料・現地での利用料支払いが必要or不要・当日追加コートの予約可or不可・大会チェックリストの種目、賞品、人数 ④オンサイトチーム・メインに#grp-allの該当スレッドで配布する ※熱中症、3ドロー、キャンペーンのオペレーションの周知を忘れずに行う ※OP表と運営マニュアルは、オンサイトの方も見れるシートにあるので、ダウンロードしてプリントアウトしてもらうようお伝えする ※作成したドローやエントリーシート（大会準備・締め作業）は大会が終わり次第適宜削除する ※オンサイトメンバーからの反応の確認をもって作業完了とする

〈PDF作成時の留意事項〉 ※ドロー表、エントリーシートはA3サイズ、大会運営マニュアルはA4サイズ(縦)に設定 ※不要な文言は「印刷設定→印刷形式→メモの表示」のチェックをはずし非表示にする ※必要なページのみ印刷されるようにする ※ドロー表のサイズはA3サイズ最大限大きくなるよう設定 ※ドロー表は1つのPDFファイルにまとめる

直前キャンセル／申し込み時の対応¶

ドロー表の変更は行わず、スレッドにて主催者に報告。手書きで修正をお願いする。 ※トーナメント⇨リーグの場合も特に作業は必要なし ※基本2日前の作業が完了した後にリモートサイドでのドロー表変更は不要

お申し込みが3ドローでキャンセルが出てしまった場合¶

・2試合保証の参加費が半額になることを参加者、オンサイトに報告・テニスナビポイントは通常通り付与・チケット付与はなし・賞品系の大会はアマゾンギフトカードで対応

●2ドローシングルス：1000円分ダブルス：500円×2 団体戦：500円×4

テニスナビ大会ページの準備¶

※開催2日前に作業

ページ作成の流れ¶

トーナメント戦・シングルスの場合→＜試合作成＞・ダブルス・団体戦→＜チーム作成＞→＜試合作成＞リーグ戦＜リーグ戦＞に進む ※全員ゲスト（テニスベアからの参加）のみの場合は、試合の作成は不要！

＜チームの作成＞¶

（ダブルス、団体戦）

②チームimportシートに登録したい「チーム名」「レベル」「シーズン（団体戦2025 or ダブルス2025」を入力

③csvでダウンロード
※csvの作成が終わったら、「チームimport」の値はクリアすること

④チームインポートツールで2のcsvをインポート¶

⑤大会管理ページ(Edit tournament)→ルール・試合方式ページにてチーム＆メンバー登録から行を追加してチーム名を入力する
例）ベアからの場合は、ゲストアカウントが使用されているので
登録主：　ゲスト①
登録チーム：　（ベア上でお申し込みいただいてるチーム名）
ナビでチーム名の登録がまだされていない場合
登録主：　参加者に表示されている名前
登録チーム：　参加者に表示されている名前

⑥大会ページ（フロント画面）でドローを作成（シングルスと同様）
※日付/会場/レベル/種目が同様となった場合は大会管理ページ(Edit tournament)から「コンペティティブ」と「トーナメント」で使い分ける

＜試合の作成＞¶

（シングルス、チーム登録後）

①フロントページにて、作成したドローをもとに入力する「更新フォーム」のところでプルダウンより選択し更新する ※シングルスの場合、管理画面のモードを「選手対選手」にしてからフロント画面にてドローを作成 ※16ドローの場合は、管理画面＞チームで9-16チームを選択する＜注意点＞ドローは必ずフロントページから入力する。 ※管理画面から入力すると、スコアを入力できなくなる＜ベアからの参加者＞シングルスは「ゲスト①〜」のままでよい

＜リーグ戦＞¶

※３ドローの場合
４試合で順位を決定するため、２周分作成する

①ナビフロント画面上部の「投稿タイプを変更」でリーグ戦に変更 →→→右スクリーンショット参照→→→ →リーグ戦に代わるとURLが変更になる（tournament→match） ※URLがかわるため、旧URLではアクセスできなくなる大会チェックリストのURLを新URL(match)に書き換える ★リーグ戦からトーナメントにするとレイアウトが左寄りになってしまうので、管理画面から中央に変更する

②「リーグ戦テンプレ」の右下の「試合一覧」から試合順を確認する
※背景グレーの試合は行わないので、入力しない（5ドローの場合3試合になるようになっている）
③ナビフロントページから試合一覧の番号順で追加していく

2024/5以降、試合importが不要になりました¶

②試合import-入力シートに大会ページのURLを入力して、H列からN列をコピー（太文字内）¶

③試合importページに値貼り付け、csvでダウンロード¶

④試合インポートページにダウンロードしたファイルを選択¶

⑤フォーマットを「コンペティティブ」、Leagueを「テニス大会のレベル」、シーズンを「テニス大会の試合種別（シングルス2024 or ダブルス2024 or 団体戦2024）」から選択しアップロード
★オープンの場合、「10:オープン」ではなく「オープン」を使用
★同じ種目・会場・レベル・試合形式（フォーマット）が2つ開催されると（中級女子ダブルス＋中級男子ダブルス　など）どちらのページにも試合が反映されてしまうので、1つの大会をコンペティティブ／もう一つをTournamentにすることで区別できるスラック参照

⑥大会ページにて総当たりの試合が表示されているか確認する¶

④5名ドローの場合、総当たりで一人4試合となってしまうので、3試合になるようスプレットシートのドロー表を照らし合わせ、不要な試合を削除する
4試合する人の選出基準：チケット支払い済みまたは申込みが早い人

試合の削除（修正）¶

トーナメント編集画面の「Winner Bracket」に一度登録してしまうと編集はできない。誤って登録した場合、編集が必要な場合は、その試合を削除して再度登録する。削除対象の試合の編集画面から、右部の「ゴミ箱へ移動」を行うと削除可能。

事前メッセージの送付¶

※前日午前までに完了

事前メッセージの送付¶

大会前日に「一斉メッセージ送信」を送付（メッセージテンプレート参照）・ナビは、大会ページより送信・ベアは、大会ページの管理メニュー→メールから送信する ※可能な限り、前日午前中など早いタイミングで連絡する ※リモートメインを宛先に追加すること ※受付「〇〇〇〇」は#grp-大会準備で確認して入力する

キャンセル時の対応¶

キャンセル料支払い方法のご案内¶

（テニスナビ経由）
※テニスベア、テニスマッチはこちら参照

キャンセルされる方のみへのDM（プライベートメッセージ）にて、チケット購入方法をご案内の上、チケット購入が確認できたら参加費分を引き落としさせて頂く旨をご連絡する。 ※代わりの方が参加できる場合はキャンセル料は免除できるが、当日キャンセルの場合は伝えない方が良い ※キャンセル料は大会ページのキャンセルポリシーを要確認 ※キャンセル料が割り切れない場合は繰り下げてのご案内 ※すぐに引き落としできない場合等、催促が必要な場合は、Todoistにてサブタスクを作成し対応する。（目安として、１回目のメッセージから返事なしの場合は、１週間後に催促メッセージ。その後１週間後くらいに返事が来てるか確認して、それでも来ないようならサブタスクを完了させ、終わらせる。→下記のようにキャンセルバッチにて対応するため、次にエントリーした際にキャンセル料不払いだとわかる） cf. メッセージテンプレート「当日のキャンセル時の対応」

チケット引き落とし処理¶

ユーザーページ該当ユーザー様を検索 → チケット調整 → 手動でマイナス処理「○○大会のキャンセル料として」 DMにてチケット引落し完了をお知らせ。 cf. メッセージテンプレート「キャンセル時の対応③」

参加者一覧からの削除・キャンセルバッジ付与¶

・大会編集ページより、該当ユーザー様を参加者一覧から削除する。 ※キャンセル者が既にチケット支払い済の場合、キャンセル期限前のキャンセルや大会中止となると自動で払い戻しされるが、大会編集ページよりユーザーを削除する場合は、マニュアルで対応が必要。・ユーザー一覧から、該当ユーザーを検索し開く。バッジの一番右側「キャンセル未了」の獲得を✓しキャンセルバッジを付与する。 ※上記、大会編集ページからユーザーを削除する処理及び「キャンセルバッジ」付与処理はキャンセル料チケット処理前でも対応要。（主催者報酬計算に影響する為）

マイレージマイナス処理¶

大会開催当日以降は参加マイレージが加算されてしまう為、マニュアルでマイナス対応が必要。ユーザー一覧＞検索＞マイル＞調整

雨天等で中止、一部キャンセルの場合¶

オンサイトメンバーの稼働時間の調整

先に、雨天中止判断フローを確認 ①テニスナビのHPのお知らせに大会中止連絡掲載 ⇒「テニスナビ管理画面＞news」から「新規投稿を追加」、HTMLとして編集から入力（掲載文章テンプレ） ②大会ページ中止作業 (※テニスナビ/テニスベアの中止ボタン押す。ナビはメッセージは不要) ③アサインシートのオンサイト欄（メイン、サブ）を実際の稼働時間に変更する ④雨天により完全キャンセルの場合は、オンサイトメンバーの稼働は無いので空白に変更 ⑤Googleカレンダーにある大会予定をコチラにある通り変更する＜中止大会がリーグ戦の場合＞公開されている試合が勝率に影響してしまうため、リーグ戦で中止となった試合は「公開」から「下書き」に戻す。